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Fabian Janiszewski
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Manual de trabajo
Detecte dónde se escapan el tiempo, las ventas y el control
Use este manual para inspeccionar sus procesos actuales antes de automatizar nada. Primero se entiende dónde está la fuga. Después se decide qué arreglar primero.
Cómo usar este manual
- Imprímalo en A4 o ábralo en el móvil y vaya anotando.
- Reserve 30 a 45 minutos sin interrupciones.
- Conteste pensando en cómo trabaja hoy, no en cómo debería trabajar.
- Marque las casillas y escriba ejemplos reales en las líneas.
- Al final tendrá una lista corta de qué revisar primero.
Qué es una fuga de trabajo
Una fuga de trabajo es un punto del proceso donde se pierde tiempo, dinero, información o seguimiento por hacer las cosas a mano, repetir tareas o depender de la memoria de una persona. No suele verse de golpe: se nota como horas que desaparecen, clientes que no vuelven o datos que nadie cuadra.
- Trabajo que se repite cada semana sin aportar nada nuevo.
- Información que vive solo en WhatsApp, Excel o la cabeza de alguien.
- Pasos que dependen de que una persona concreta esté disponible.
- Cosas que se descubren tarde, cuando ya cuestan dinero.
Los 6 tipos de fuga
Marque los que reconoce en su negocio y anote un ejemplo concreto al lado.
Fuga de tiempo
Horas repetidas en tareas manuales que se podrían reducir.
Fuga de ventas y seguimiento
Presupuestos y clientes que se enfrían porque nadie hace seguimiento a tiempo.
Fuga de dinero
Margen, cobros o gastos que se escapan por falta de control.
Fuga de control
Dirección no ve a tiempo qué está abierto, en riesgo o parado.
Fuga de conocimiento
Saber clave que vive en una sola persona y se va con ella.
Fuga de experiencia de cliente
Respuestas lentas, errores repetidos o seguimiento que el cliente nota.
20 preguntas de auditoría
Responda con un ejemplo concreto en la línea. Donde no haya respuesta clara, suele haber una fuga.
¿Qué se repite cada semana exactamente igual?
¿Qué información vive solo en WhatsApp?
¿Qué vive solo en Excel o en hojas sueltas?
¿Qué tarea depende de una sola persona?
¿Qué datos se copian de un sitio a otro a mano?
¿Qué pide el dueño o la dirección cada semana?
¿Qué problema se descubre siempre demasiado tarde?
¿Qué se envía tarde de forma habitual?
¿Qué cliente o presupuesto no recibe seguimiento?
¿Qué se sigue haciendo en papel?
¿Qué hay que rehacer porque salió mal la primera vez?
¿Qué se busca varias veces porque no está a mano?
¿Qué pregunta repiten los clientes una y otra vez?
¿Qué paso del proceso genera más discusiones internas?
¿Qué informe se prepara a mano cada mes?
¿Qué pasa cuando la persona clave está de baja o de vacaciones?
¿Qué aprueba el dueño que podría estar definido por una regla?
¿Qué error pequeño se repite y nadie corrige de raíz?
¿Qué tarea odia hacer el equipo y por eso se retrasa?
Si hoy entrara alguien nuevo, ¿qué costaría más explicarle?
Tabla de puntuación
Lleve aquí las fugas que detectó arriba. Puntúe cada una de 1 a 5 en cada columna.
| Fuga detectada | Frecuencia | Tiempo que consume | Dinero en riesgo | Visibilidad para dirección | Facilidad de primera mejora |
|---|---|---|---|---|---|
1 = bajo o difícil. 5 = alto o fácil. Una fuga frecuente, cara y fácil de mejorar es buena candidata para empezar.
Matriz de prioridad
Coloque cada fuga según su puntuación. No intente arreglarlo todo a la vez.
Arreglar primero
Frecuente, costosa y fácil de mejorar.
Vigilar después
Importante pero no urgente o aún no clara.
Ignorar por ahora
Poco impacto o muy difícil hoy.
Mapas de fuga de ejemplo
Así se ve un proceso cuando se dibuja paso a paso. Dibuje el suyo en el espacio en blanco.
Pedido por WhatsApp
WhatsApp -> Excel -> factura
El dato se teclea tres veces. Cada copia es un punto donde algo se pierde o se equivoca.
Solicitud de presupuesto
Petición -> propuesta enviada -> seguimiento
Si el seguimiento depende de memoria, las propuestas se enfrían sin que nadie lo decida.
Compra de stock
Compra -> entrega -> informe al dueño
Si el dueño se entera tarde, las decisiones de compra van siempre un paso por detrás.
Su proceso
Planificador de la primera mejora
Elija una sola fuga de la columna Arreglar primero y conteste estas preguntas.
Qué voy a mejorar primero (una sola cosa):
Qué NO voy a tocar todavía:
Qué datos hacen falta para que funcione:
Quién lo va a usar de verdad cada día:
Cómo sabré en 30 días si ayudó:
¿Quiere que lo revise con usted?
Si quiere, revisamos juntos lo que ha marcado en este manual durante una llamada corta. Le digo dónde veo una mejora clara y dónde no. Sin compromiso.
Este manual es una herramienta de diagnóstico, no una garantía. Detectar una fuga no asegura un resultado concreto ni un ahorro determinado: cada negocio es distinto.