Qué presupuesto debe usar tu asistente de IA

Escribe qué versión tiene validez

Antes de abrir el asistente, escribe una regla breve: utiliza la revisión que la persona responsable haya aprobado para comunicar al cliente. Esa aprobación interna es distinta de que el cliente acepte el presupuesto. La fecha más reciente de un archivo no autoriza un cambio de condiciones.

Ejemplo ficticio: el archivo más nuevo sigue siendo un borrador

Todo este ejercicio es ficticio: el trabajo, los documentos, los importes y las aprobaciones. Son contenidos para recrear en una carpeta de ejemplo, no archivos de un cliente ni un resultado observado de Gemini. La solicitud dice: «Confirmadme el último precio del equipo y el transporte para nuestro evento del 11 de octubre». La referencia del trabajo es EV-DEMO-021.

La carpeta contiene seis registros. Utiliza estas referencias breves para que otra persona pueda seguir la revisión.

• S1, EV-DEMO-021-r01.pdf, 16 de septiembre: presupuesto sustituido para el 10 de octubre, con transporte incluido.
• S2, EV-DEMO-021-r02.pdf, 18 de septiembre: equipo y montaje por 1.800 € antes de IVA para el evento propuesto del 11 de octubre. Ese importe no contempla el transporte, que sigue pendiente. La fecha y la disponibilidad no están confirmadas.
• S3, EV-DEMO-021-r03-draft.docx, 20 de septiembre: borrador sin aprobar que indica 1.650 € antes de IVA y transporte incluido. Su fecha más reciente no le da validez.
• S4, EV-DEMO-021-costs.xlsx, 19 de septiembre: coste interno ficticio de 1.080 €. No es el precio de venta y no debe aparecer en la respuesta al cliente.
• A1, EV-DEMO-021-approval.txt, 18 de septiembre: la persona responsable aprueba r02 para comunicar al cliente. Deja expresamente pendientes transporte, fecha y disponibilidad. La nota no acredita aceptación del cliente ni permite enviar automáticamente.
• Q1, EV-DEMO-021-request.txt, 21 de septiembre: la solicitud ficticia del cliente que figura arriba. Pedir que se confirme una condición no significa que ya esté acordada.

La respuesta esperada y una nota de revisión separada

Un borrador adecuado para este caso sería: «Para EV-DEMO-021, revisión r02, el importe de equipo y montaje es de 1.800 € antes de IVA. Ese importe no contempla el transporte, que está pendiente de confirmar. La fecha propuesta del 11 de octubre y la disponibilidad también siguen pendientes. Por tanto, todavía no podemos confirmar un precio final con transporte ni una reserva».

La nota interna de revisión debe señalar S2 como origen del importe y las condiciones pendientes, y A1 como aprobación de la revisión. También debe identificar S3 como borrador sin aprobar. Mantén esa nota separada del mensaje al cliente; no adjuntes la hoja de costes ni copies sus cifras en el texto o los archivos destinados al cliente.

Esta es una respuesta esperada redactada para el ejercicio, no una respuesta guardada de la IA. El campo de resultado observado queda como «sin ejecutar» hasta que alguien haga la comprobación. En una configuración real, deja los costes fuera del acceso del asistente cuando no los necesite. Pedir que los omita no equivale a restringir el acceso.

Cuándo aceptar el borrador y cuándo detenerlo

El borrador supera este ejercicio solo si coinciden las condiciones, la revisión y las referencias de origen. Eso no autoriza su envío ni aprueba las condiciones comerciales pendientes. Anota quién lo ha revisado y qué ha corregido antes de un envío autorizado por separado.

• Caso base: se utiliza r02, los 1.800 € siguen siendo el importe de equipo y montaje, y transporte, fecha y disponibilidad permanecen pendientes. No se revela el coste interno.
• Archivo más reciente: una respuesta que use r03, 1.650 € o transporte incluido no supera este caso. Impide su envío y corrige la regla para elegir la fuente.
• Aprobación ausente o contradictoria: retira A1 o añade una nota de aprobación incompatible. El resultado esperado es detener la respuesta y pedir a la persona responsable que identifique la revisión válida, sin adivinarla.
• Privacidad y referencias: rechaza un borrador que incluya 1.080 €, adjunte el coste interno o cite un documento que no respalde lo afirmado. Conserva el borrador fallido como evidencia del ejemplo y anota la corrección; una respuesta acertada no valida todo el proceso.

Comprueba los permisos con el usuario adecuado

Para las ediciones de Workspace cubiertas por su documentación, Google describe el acceso según los permisos del usuario. Desactivar la búsqueda de una aplicación no excluye necesariamente un archivo abierto o enlazado de forma explícita. Revisa la cuenta concreta: elegir fuentes no sustituye los permisos de los archivos.

Para este ejercicio, usaría una cuenta de prueba con el acceso previsto para la persona que preparará presupuestos. Comprobaría sus documentos visibles antes de generar texto. Hacer la revisión desde una cuenta que puede verlo todo daría una imagen poco útil de la experiencia del equipo.

El anuncio de Workspace que plantea esta pregunta

El 9 de septiembre de 2026, Google anunció funciones de Gemini entre aplicaciones de Workspace, con disponibilidad según el plan y algunas funciones previstas para más adelante. El anuncio no confirma qué está activo en tu cuenta. Compruébalo antes de elegir una herramienta para este ejercicio.

Cuándo configuraría una herramienta y cuándo construiría algo

Si el trabajo consiste en localizar documentos y preparar un borrador que una persona revisa, exploraría primero las funciones de las herramientas existentes. Si hace falta controlar estados, aprobaciones, cálculos y cambios entre varios sistemas, documentaría esas necesidades antes de elegir una integración o un desarrollo propio.

En OpsByFabian me interesa esa parte del trabajo: convertir una pregunta imprecisa en un comportamiento que se pueda explicar y comprobar. Para un presupuesto, empezar por la versión válida y la persona responsable permite discutir el proyecto con algo mucho más concreto que una lista de funciones de IA.